Datenschutzhinweis

I. Bewerbungsverfahren bei der EEF Erneuerbare Energien Fabrik GmbH

Allgemeines

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzinformationen zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
EEF Erneuerbare Energien Fabrik GmbH
Schicklerstr. 5-7
10179 Berlin

E-Mail : info@eef.de
Telefon-Nr.: 030/3434659-0

Datenschutzbeauftragter: GFAD Datenschutz GmbH, Huttenstraße 34/35, 10553 Berlin, datenschutz@gfad.de, Tel.: 030 2691111

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann.

Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unsere Recruiting-Plattform Personio bewerben, dann verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen.
Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung verarbeiten und für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind.
Insbesondere werden dabei die folgenden Arten von Daten erhoben:

a) Stammdaten(z. B. Name, Titel, akademischer Grad, Geschlecht, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit, private Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mailadresse), Familienstand, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, Ausweiskopien, Fotos, Sprachkenntnisse, Angehörige und deren Kontaktdaten),

b) Bewerbungsdaten (z. B. Bewerbung und Lebenslauf, Referenzen, Ergebnisse von Sicherheitsüberprüfungen (soweit einschlägig), Informationen aus Bewerbungsgespräch, Zeugnisse für spezielle Gruppen (z. B. Berufsausbildung, Duales Studium) Testergebnisse oder Assessmentcenter),

c) Gesundheitsdaten (z. B. arbeitsmedizinische Untersuchungen, Krankheiten, erkrankungsbedingte Hilfsmittel, Behinderungen), soweit von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung freiwillig angegeben.

d) Datenschutzrechtliche Erklärungen (z. B. Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Talentpool; Erklärungen zum Widerruf von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten; Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen).

e) Steuerrechtlich relevante Angaben zur Religionszugehörigkeit, aus denen religiöse und weltanschauliche Überzeugungen hervorgehen können, soweit von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung angegeben.

f) Angaben zum Familienstand (Ehe oder eingetragene Lebenspartnerschaft) aus denen gegebenenfalls die sexuelle Orientierung hervorgehen kann, soweit von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung freiwillig angegeben.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.

Speicherdauer

Die Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten hängt vom Ausgang des Bewerbungsverfahrens ab.
Kommt es zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer ihres Beschäftigungsverhältnisses, was auch die Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses umfasst. Über die weitere Verarbeitung werden Sie in diesem Fall gesondert informiert.
Wenn wir Ihre Bewerbung ablehnen, werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht bzw. vernichtet. Die Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen für 6 Monate dient der Sicherstellung der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) oder sonstiger rechtlicher Auseinandersetzungen. Sofern es tatsächlich zu gerichtlichen oder außergerichtlichen Auseinandersetzungen kommt, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten jedenfalls für die Dauer des Verfahrens sowie im Anschluss, um verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) ergeben, nachzukommen. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre.
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung speichern, um bei erneuten Vakanzen auf Sie zukommen zu können, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung oder bis wir die Speicherung nicht mehr für erforderlich halten. Im letzteren Fall informieren wir Sie über die Löschung.

Falls Sie wünschen, dass wir Ihre Daten in unseren „Talent Pool“ aufnehmen, können Sie dazu ihre gesonderte Einwilligung geben. Ihre Daten werden für 12 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens in unserem „Talent Pool“ gespeichert, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbungen auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz. Eine von Ihnen erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Backgroundcheck bzw. Pre-Employment-Screening

Zur Verifizierung der Angaben im Lebenslauf können wir diese mit Ihren Angaben in beruflichen sozialen Netzwerken gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b), f) DSGVO abgleichen sowie Nachfragen bei vorherigen Arbeitgebern stellen. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheitsprüfungen erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Löschfristen bei Background-Checks

Bei Einstellungen externer Kandidaten, Berufungen und Bestellungen werden die Basisdaten des Background-Checks (Datum, Art und Befunde ja oder nein) als persönlicher Eintrag im Personal Administrationssystem erfasst und verbleiben dort gemäß der Löschfrist für relevante Personalunterlagen und -daten (siehe oben). Bei externen Bewerbungen, die nicht zu einer Einstellung führen, werden die Basisdaten für einen Zeitraum von 6 Monaten gespeichert. Die vollständigen Berichte des Background-Checks werden für nicht eingestellte externe Kandidaten nach sechs Monaten, für alle anderen Fälle nach drei Jahren Aufbewahrung gelöscht.

Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Allgemeiner Umgang mit Bewerberdaten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO. Weitere besondere Kategorien personenbezogener Daten (d.h. Angaben aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen hervorgehen, sowie die, Gesundheitsdaten oder Daten aus denen die sexuelle Orientierung hervorgehen kann) verarbeiten wir gegebenenfalls zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht (z. B. Fragerecht des Arbeitgebers) nach § 26 Abs. 3 BDSG bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Sanktionslistenabgleich

Darüber hinaus führen wir mit Ihren personenbezogenen Daten am Ende des Bewerbungsverfahrens vor Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1lit. f DSGVO einen Abgleich mit bestehenden Sanktionslisten (z. B. Finanzsanktions- und Terrorlisten) durch. Bei Vorliegen einer besonderen Situation kann ggf. widersprochen werden (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Weitergabe der Daten an Dritte

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

Automatische Entscheidungsfindung

Derzeit setzen wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens keine automatisierte Entscheidungsfindung inklusive Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein.
Sofern wir das Modul Personio Conservations einsetzen, wird ein KI-basierter Chatbot zur Beantwortung von häufigen und standardisierten allgemeinen Fragen zum Bewerbungsverfahren gemäß Art. 6 Abs. 1lt. b, f DSGVO eingesetzt. Sofern eine Einwilligung eingeholt wird, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet in diesem Zusammenhang aber nicht statt. Die Einstellungsentscheidungen werden allein von den bevollmächtigten Personalentscheidern unserer Organisation getroffen.

Betroffenenrechte

Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten.

Abschließende Bestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

II. Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber (Personio) der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1005
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: datenschutz@personio.de

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe- und Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in §25 Abs 2 Satz 2 TTDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in §25 Abs 2 Satz 2 TTDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/ -spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Bei Vorliegen einer besonderen Situation kann ggf. widersprochen werden (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. die Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG.

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

III. Information über die Verarbeitung von Bewerbungsdaten im Talentpool (EEF)

Mit diesem Dokument informieren wir dich gem. Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Aufnahme in unseren Talentpool.

Zweck der Verarbeitung

EEF speichert und verarbeitet personenbezogene Daten aus Deinem Bewerbungsverfahren (z.B. Anschreiben, Zeugnisse, Interviewnotizen), um dich bei zukünftigen passenden Stellenangeboten direkt kontaktieren und gegebenenfalls erneut in einen Auswahlprozess aufnehmen zu können, sofern Du uns dafür Deine Einwilligung erteilst.

Dies umfasst auch Daten zu Qualifikationen und beruflichen Tätigkeiten aus zulässigen öffentlichen Quellen (insbesondere berufliche soziale Netzwerke), soweit diese im Rahmen des Bewerbungsprozesses zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhoben wurden.

Sofern du uns freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 (z.B. Gesundheitsdaten, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft) übermittelt hast, bezieht sich die Verarbeitung auch auf diese Angaben.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Aufnahme Deiner Daten in unseren Talentpool ist Deine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG.

Speicherdauer

Deine Daten werden für einen Zeitraum von maximal 24 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine erneute Einwilligung zur Fortführung der Speicherung erteilt wird.

Eine Weitergabe von Bewerbungsdaten an Dritte ohne deine Zustimmung erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn es besteht eine rechtliche Verpflichtung dazu. Allerdings kann EEF externe Dienstleister (IT- und Software-Dienstleister, Aktenvernichter) beauftragen, um personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten zu lassen. Die Auftragsverarbeitung ist gemäß Art. 4 Nr. 10 DSGVO dergestalt privilegiert, dass der Auftragsverarbeiter kein Dritter ist.

Freiwilligkeit und Widerruf

Deine Einwilligung in die Aufnahme deiner Daten in den Talentpool ist freiwillig. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass dir daraus Nachteile entstehen. Der Widerruf kann in Textform erfolgen, z.B. per E-Mail an: bewerbung@eef.de . Nach einem Widerruf werden Deine Daten unverzüglich gelöscht.

Betroffenenrechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Automatisierte Entscheidungsfindungen, Durchführung eines Profilings

Zur Durchführung eines Bewerbungsverfahrens setzen wir grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO ein.

IV. Einwilligungserklärung zur Aufzeichnung und Transkription von Bewerberinterviews

Wahlweise können Bewerbungsgespräche in Präsenz oder virtuell über Microsoft Teams durchgeführt werden.

Insbesondere bei großen Entfernungen von Bewerbenden zum Firmensitz besteht ein beiderseitiges Interesse an der Durchführung von virtuellen Bewerbungsgesprächen mit Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 Irland.

Dabei werden folgende Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet:

Angaben zum Benutzer: Vorname + Nachname (nur bei Nutzung als Moderator oder autorisierter Teilnehmer), Anzeigename, Telefonnummer (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), verbindungsspezifische Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername des Standorts, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Bei Aufzeichnungen (nur bei Einwilligung): Bild- und Tondaten in einer MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des allgemeinen Online-Meeting-Chats.
Text-, Audio- und Videodaten (bei Bereitstellung durch den Benutzer): Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Personenbezogene Daten aus virtuellen Bewerbungsgesprächen werden nach 6 Monaten gelöscht. Eine Stimmen- und Personenanalyse sowie automatisierte Entscheidungsfindung inkl. Profiling erfolgt nicht. Mit Microsoft Ireland besteht für die Erbringung des Dientes „MS Teams“ ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Datenübermittlung an verbundene Unternehmen und in Drittländer, insbesondere USA, ist dennoch nicht ausgeschlossen. Microsoft verfügt über eine Selbst-Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF), ein EU-Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO und als aktiver Teilnehmer gelistet. Datenübermittlungen in andere Drittländer erfolgen aufgrund eines EU-Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO oder Abschluss der EU-Standarddatenschutzklauseln als geeignete Garantie gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Innerhalb unserer Organisation erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung von vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Darüber hinaus können Dienstleister für IT-Wartungsleistungen im Rahmen einer Auftragsverarbeitung eingesetzt werden. Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Allerdings ist für die Teilnahme an einem Videointerview die Bereitstellung von Daten erforderlich. Ohne die Bereitstellung von Daten kann ein Bewerbungsverfahren und Videointerview nicht durchgeführt werden.

Soweit mit dem Bewerber ein virtuelles Bewerbungsgespräch vereinbart wird, erhält der Bewerber die Einladung zum Videointerview per Meeting-Link.

Die Teilnahme an einem virtuellen Bewerbungsgespräch erfolgt freiwillig und kann jederzeit abgelehnt werden. Als Alternative sind Telefoninterviews oder ein persönliches Gespräch am Firmensitz möglich. Bewerbungs- und Reisekosten werden allerdings nicht erstattet.

Zusätzlich sollen die virtuellen Bewerbungsgespräche aufgezeichnet und transkribiert werden. Dazu benötigen wir Ihre Einwilligung. Durch die Ablehnung eines Videointerviews und/oder deren Aufzeichnung und Transkription entstehen keine Nachteile für das Bewerbungsverfahren. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Weitere Informationen über unsere Datenverarbeitungen und Betroffenenrechte können unter https://eef.de/datenschutz abgerufen werden.

Vertragsmanager (m/w/d)

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